Hast du schon mal versucht, ohne GPS durch eine fremde Stadt zu fahren? Genau so fühlt sich dein Außendienstteam, wenn die Terminierung und Routenplanung nicht richtig läuft. Alles ist chaotisch, der eine Kunde wartet schon ungeduldig, während der nächste Termin fast übersehen wird. Mit den richtigen KPIs (Key Performance Indicators) bringst du deine Planung auf Kurs und holst das Beste aus deinem Außendienst heraus!

Hier sind die 10 KPIs, die du unbedingt im Auge behalten solltest, um die Effizienz deiner Außendienstmitarbeiter zu steigern und dafür zu sorgen, dass Termine nicht zur Stolperfalle werden:

1. Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Auftrag

Stell dir vor, jeder Auftrag ist eine Pizza-Bestellung. Wenn die Pizza zu lange braucht, ist der Kunde unzufrieden. Der KPI für die Bearbeitungszeit zeigt dir, wie „schnell“ deine Außendienstler liefern. Je kürzer die Zeit, desto besser die Performance.

Formel:
Gesamtzeit aller Aufträge ÷ Anzahl der Aufträge

Beispiel:
320 Stunden ÷ 40 Aufträge = 8 Stunden pro Auftrag

Das hilft dir herauszufinden, wo es bei der Terminierung hakt und wie du die Abläufe verbessern kannst.

2. Erledigte Aufträge pro Tag

Wie viele Aufträge schaffen deine Außendienstler an einem Tag? Diese Zahl sagt viel über die Effizienz deiner Planung aus. Wenn alles gut läuft, können sie ihre Termine entspannt abarbeiten – wenn nicht, dann gibt's Stress.

Formel:
Gesamtzahl erledigter Aufträge ÷ Anzahl der Arbeitstage

Beispiel:
200 Aufträge ÷ 20 Arbeitstage = 10 Aufträge pro Tag

Mit einer durchdachten Terminierung können deine Mitarbeiter jeden Tag das Maximum herausholen.

3. Pünktlichkeitsquote

Niemand wartet gerne – besonders nicht auf einen Außendienstmitarbeiter. Deine Kunden lieben es, wenn der Service pünktlich ist. Und genau das misst dieser KPI.

Formel:
(Pünktlich begonnene Termine ÷ Gesamtzahl der Termine) × 100

Beispiel:
(45 pünktliche Termine ÷ 50 Gesamttermine) × 100 = 90 %

Wenn die Terminierung stimmt, bleiben deine Mitarbeiter immer auf der Überholspur.

4. Fahrtzeit-zu-Arbeitszeit-Verhältnis

Wusstest du, dass manche Außendienstler fast so viel Zeit im Auto verbringen wie auf der Arbeit? Mit diesem KPI kannst du feststellen, wie viel Arbeitszeit wirklich effektiv genutzt wird – und wie viel auf der Straße verloren geht.

Formel:
Gesamtfahrtzeit ÷ Gesamtarbeitszeit

Beispiel:
10 Stunden Fahrtzeit ÷ 40 Stunden Arbeitszeit = 25 %

Durch smarte Routenplanung kannst du die Zeit auf der Straße minimieren und die Terminierung optimal abstimmen.

5. Neuplanungsrate

Oh nein! Schon wieder wurde ein Termin umgeplant! Wenn das zu oft passiert, leidet die Effizienz – und die Kundenbeziehung. Eine hohe Neuplanungsrate zeigt dir, wo du nachjustieren musst.

Formel:
(Anzahl umgeplanter Aufträge ÷ Gesamtzahl der Aufträge) × 100

Beispiel:
(15 umgeplante Aufträge ÷ 100 Gesamtaufträge) × 100 = 15 %

Dank einer durchdachten Terminierung minimierst du das ständige Hin und Her. Die Neuplanungsrate sagt dir auch viel über: Krankentage deiner Außendienstler, die Terminqualität an sich, Ausstattung von z.B. Service-Technikern, wenn Werkzeuge oder Ersatzteile fehlen.

6. Durchschnittliche Planungszeit pro Auftrag

Wie lange braucht es, bis ein Auftrag nach Eingang vollständig geplant ist? Dieser KPI zeigt dir, ob deine Prozesse gut aufeinander abgestimmt sind oder ob sich irgendwo Sand im Getriebe befindet.

Formel:
Gesamte Planungszeit ÷ Anzahl der Serviceanfragen

Beispiel:
25 Stunden ÷ 50 Anfragen = 0,5 Stunden pro Anfrage

Schnelle Terminierung bedeutet, dass dein Außendienst flott reagieren kann! Noch schneller geht es mit dem SlotFinder.

7. In Rechnung gestellte Arbeitsaufträge

Haben alle abgeschlossenen Aufträge auch den Weg auf die Rechnung gefunden? Eine reibungslose Abrechnung ist der Schlüssel für gesunde Finanzen.

Formel:
(Anzahl fakturierter Aufträge ÷ Gesamtzahl der Aufträge) × 100

Beispiel:
(76 fakturierte Aufträge ÷ 80 Gesamtaufträge) × 100 = 95 %

Auch hier spielt eine klare Terminierung eine wichtige Rolle: Was erledigt ist, wird auch bezahlt.

8. Kundenzufriedenheit

Die beste Planung nützt nichts, wenn der Kunde am Ende unzufrieden ist. Mit regelmäßigen Umfragen (z. B. nach jedem Termin) kannst du sicherstellen, dass deine Kunden den Service lieben. Einfach nach einer Skala von 1-10 fragen!

9. First-Time-Fix-Rate (FTFR)

Beim ersten Besuch alles zu erledigen, spart Zeit, Geld und Nerven. Dieser KPI zeigt, wie gut dein Außendienst Probleme beim ersten Mal löst.

Formel:
(Anzahl der beim ersten Besuch gelösten Probleme ÷ Gesamtzahl der Aufträge) × 100

Beispiel:
(85 gelöste Probleme ÷ 100 Aufträge) × 100 = 85 %

Durch gute Planung und Vorbereitung auf die Einsätze steigt diese Rate – und das freut nicht nur den Kunden!

10. Auslastungsgrad

Wie viel von der verfügbaren Arbeitszeit wird wirklich genutzt? Der Auslastungsgrad gibt dir einen klaren Einblick, wie effizient dein Außendienst ist.

Formel:
(Tatsächliche Arbeitszeit ÷ Verfügbare Arbeitszeit) × 100

Beispiel:
(36 Stunden tatsächliche Arbeit ÷ 40 Stunden Verfügbarkeit) × 100 = 90 %

Eine gut getaktete Terminierung sorgt dafür, dass deine Mitarbeiter voll ausgelastet, aber nicht überlastet sind.

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So nutzt du die KPIs für eine bessere Terminierung:

1. Ziele klar festlegen:
   Sag deinem Team genau, was ihr erreichen wollt – und lass es wissen, wie jeder einzelne KPI dazu beiträgt, dass alles rund läuft.

2. Routenplanungs-Tools einsetzen:
   Verwende intelligente Software wie den SlotFinder, um Routen zu optimieren und den Außendienst effizient zu koordinieren. Das spart Zeit und Nerven bei der Terminierung! 

3. Daten nutzen:
   Digital erfasste Daten helfen dir, Schwachstellen zu identifizieren und Prozesse anzupassen. Die KPIs zeigen dir, wo du nachbessern kannst.

4. Regelmäßig schulen:
   Halte dein Team auf dem neuesten Stand. KPIs und Terminierung-Techniken sollten keine Geheimnisse bleiben.

5. Flexibel bleiben:
   KPIs sind keine starren Zahlen. Passe sie regelmäßig an, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern.

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Fazit: Terminierung + KPIs = Erfolg

Eine smarte Terminierung und Routenplanung basierend auf den richtigen KPIs bringt deinem Unternehmen nicht nur zufriedenere Kunden, sondern auch effizientere Prozesse und motiviertere Mitarbeiter. Mit den passenden Daten an der Hand kannst du kontinuierlich optimieren und sicherstellen, dass dein Außendienst immer auf Kurs bleibt – ganz ohne Stress!